ألزمت هيئة عقارات الدولة ١١ وزارة بالعمل بموجب اللائحة التنفيذية لنظام الاستئجار، وشملت قائمة الوزارات الصحة، الرياضة، التجارة، الشؤون البلدية والقروية والإسكان، العدل، الاستثمار، التعليم، الطاقة، الصناعة والثروة المعدنية، المالية، ووزارة الخارجية.

وبحسب مسودة اللائحة – التي حصلت «عكاظ» على نسخة منها قبل اعتمادها – فإنها تهدف إلى تنظيم عمليات استئجار الدولة من خلال الجهات الحكومية وفقاً للاحتياجات بما يراعي ترشيد التكاليف المالية وينمي تنمية استغلال العقار المستأجر من الجهات الحكومية. ومن الأهداف تعزيز مبادئ الحوكمة وإرساء مبادئ الشفافية والكفاءة في عمليات استئجار الجهات الحكومية للعقار.

وأجازت اللائحة للجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار استئجار عقار يلبي احتياجها من جهة حكومية أخرى بالاتفاق المباشر وفق أحكام النظام، وللجهة الحكومية الاستئجار للجنسيات الأجنبية، مثل الأطباء والفنيين الصحيين وأعضاء هيئة التدريس بالجامعات وفقاً لعقود العمل المبرمة معهم التي تنص على جواز إسكانهم. ​

كما اعتمدت اللائحة عند الاستئجار دراسة أسعار السوق وفق الأسعار السائدة فيها، والأسعار التي سبق التعامل بها والمرجعيات السعرية المعتمدة داخلياً وخارجياً وأي معيار آخر تقرّه الهيئة، كما يجب أن تشتمل نتائج الدراسة على تحديد حد أعلى للقيمة الإجمالية المتوقعة للاستئجار بما يراعي توفر الاعتماد المالي اللازم للاستئجار للجهة الحكومية، كما تلزم الهيئة وموظفيها وجميع من شارك في الدراسة أو اطّلع عليها بسرية نتائج الدراسة.

ووفقاً للائحة تُشكّل في الجهة الحكومية لجنة أو أكثر للاتفاق المباشر، ولجنة أو أكثر لفتح العروض، ولجنة أو أكثر لفحص العروض.

ومنحت اللائحة الجهة الحكومية تأجير العقار المستأجر للغير من الباطن، أو التنازل عنه لمصلحة جهة حكومية أخرى بعد موافقة الهيئة وفق 5 ضوابط: ألا تتجاوز مدة التأجير مدة العقد الأساسي، أن تكون المساحة المراد تأجيرها أو التنازل عنها زائدة عن الحاجة الفعلية للجهة الحكومية وبما لا يتعارض مع حاجتها المستقبلية للعقار، أن تكون قيمة عقد التأجير من الباطن مساويةً لقيمة العقد الأساسي – بالنسبة والتناسب – في حال كان العقد مبرماً مع جهة حكومية أخرى، ألا تزيد المساحة المراد تأجيرها عن 25% من مساحة العقار، أن تلتزم الجهة الحكومية بالأحكام والإجراءات النظامية المتبعة لتأجير واستثمار عقارات الدولة.​

كما منحت اللائحة صلاحية للهيئة في حال اعترض المجاورون للعقار المراد استئجاره من قبل الجهة الحكومية قبل توقيع العقد وكانت أسبابهم ذات وجاهة، أن توقف عملية الاستئجار؛ إذا كان في ذلك تحقيق مصلحة عامة.​

استئجار جهتين في عقار واحد

أجازت اللائحة للهيئة عند تلقيها طلبات الجهات الحكومية الراغبة في الاستئجار أن تعرض على جهتين حكوميتين أو أكثر استئجار عقار واحد، إذا كان من شأن ذلك ترشيد التكاليف المالية على الجهات الحكومية وتنمية استغلال العقار المراد استئجاره بما لا يخل بحاجة تلك الجهات للعقارات وطبيعة عملها، وإذا وافقت الجهات الحكومية على استئجار عقار واحد، فتضم طلبات الاستئجار المتعددة في منافسة واحدة، ويشار في وثائق المنافسة والإعلان عن الرغبة في الاستئجار إلى عدد الجهات الحكومية الراغبة في الانتفاع بالعقار، كما توضح وثائق المنافسة أسماء الجهات الحكومية وطبيعة النشاط والمساحة المراد تخصيصها لكل جهة وتبرم كل جهة حكومية على حدة عقود الاستئجار وفق أحكام النظام واللائحة مع مقدم العرض الفائز.