وافق مجلس الوزراء على إحداث وحدة للتوثيق الإداري للأجهزة الحكومية باسم «إدارة التوثيق الإداري»، وذلك استجابة لمقترح إنشاء وحدة إدارية في المركز تختص بالتوثيق الإداري باسم «وحدة التوثيق الإداري للأجهزة الحكومية».
وجاءت تفاصيل القرار وفق تنظيم -اطلعت «عكاظ» عليه- بالموافقة على إحداث وحدة للتوثيق الإداري للأجهزة الحكومية، باسم «إدارة التوثيق الإداري» في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
وتهدف إلى توثيق وحفظ وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية من تاريخ إنشائها، وترصد تطورها الإداري، وتقدم البيانات والمعلومات عنها للمستفيدين منها.
وشمل القرار إضافة إدارة التوثيق الإداري، وتتولى الإدارة المشاركة في وضع الخطط الخاصة بتوثيق وحفظ وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية، والتنسيق مع تلك الأجهزة لتنفيذها بعد اعتمادها.
وتتولى إعداد لائحة بفئات وأنواع وثائق التنظيم الإداري المستهدفة للأجهزة الحكومية، وتجميع وثائق التنظيم الإداري الخاصة بكل جهاز حكومي، وحفظها في قاعدة بيانات خاصة لكل جهاز، وتبويب وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية، وتصنيفها.
وتعمل إدارة التوثيق الإداري على تطوير المنصة الرقمية في الموقع الإلكتروني للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، لتُنشر من خلالها وثائق التنظيم الإداري، وفقاً للوائح وتعليمات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات المنظمة للنشر وصلاحيات الإتاحة والاطلاع.
وتعمل الإدارة على التنسيق مع الأجهزة الحكومية، والعمل على استكمال جمع وثائق التنظيم الإداري الخاصة بكل جهاز حكومي، ووضع الترتيبات التي تتبعها الأجهزة الحكومية المصدرة لوثائق التنظيم الإداري عند تزويد المركز بها، وإدراجها في قواعد البيانات، والتحديث في ضوئها.
وتتولى إدارة التوثيق الإداري وضع الترتيبات اللازمة لتحديد صلاحيات اطلاع ووصول الأجهزة الحكومية للوثائق المدرجة في المنصة الرقمية لوثائق التنظيم الإداري، ووضع الترتيبات الخاصة بتغذية مراكز الوثائق في الأجهزة الحكومية لقواعد البيانات.
وتقوم بالتنسيق مع مراكز الوثائق في الأجهزة الحكومية، والأقسام التابعة للإدارة العامة للحفظ والخدمات الوثائقية، بما يكفل التعاون والتكامل في ما بينها، وإعداد تقارير الأداء عن موظفي الإدارة، والمشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والتجهيزات، مع إعداد التقارير الدورية والإحصائيات الخاصة بإنجازات الإدارة، ورفعها إلى مدير عام الحفظ والخدمات الوثائقية، وتقوم بأي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.
